科研项目的顺利完成离不开经费的合理使用与报销，上篇介绍了科研经费管理中重要的政策性文件和相关知识，下面将接着介绍科研经费管理中如何做好预算和报销。
一、认真做好科研经费的预算编制
1. 编制的规范性要求
编制预算必须以确定的研究任务为依据，预算期间应当与项目执行周期相符。项目资金支出预算不得编报不可预见费，也不得列入项目实施前发生的各项经费支出。
预算说明书是课题经费预算的一部分，必须按照规定内容详细编写。
预算数据以“万元”为单位，精确到小数点后面两位。各类标准或单价以“元”为单位，精确到个位。外币需按人民银行公布的即期汇率折合成人民币。
定额补助式资助项目，申请书中的预算表无须签字和盖章，计划书中的预算表须签字和盖章（图1）。成本补偿式资助项目，申请书、计划书中的预算表须经项目负责人签字并加盖科研管理部门和财务部门公章。
2. 预算表中经费项目的概念及使用范围
直接费用：主要包括设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、 出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费。
间接费用：是指依托单位在组织实施项目过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用，主要用于补偿依托单位为了项目研究提供的现有仪器设备及房屋，水、电、气、暖消耗，有关管理费用，以及绩效支出等。
二、认真做好科研经费的预算执行
项目负责人应该严格执行项目主管部门核准的项目预算。项目预算一般不予调整，确有必要调整的，应当按照规定报批。需注意的是：
实行定额补助方式资助的项目，预算调整情况应在项目年度进展报告和结题报告中予以说明；
实行成本补偿方式资助的项目，预算调整情况应在中期财务检查或财务验收时予以确认；
项目间接费用预算不得调整；
会议费、差旅费、国际合作与交流费在不突破三项支出预算总额的前提下可调剂使用；
设备费、劳务费、专家咨询费等“敏感性”经费预算，一般不予调增。
三、规范科研经费的报销流程
目前，在信息化手段深度普及的背景下，网络“不等候报账”模式取代了传统的排队报销模式，节省了师生的排队时间，让报销从“排队”变成了“随时”，让查询从“现场”变成“在线”，大大提高了科研经费报销的效率，但仍存在诸多问题，主要集中在：不同来源及研究方向的经费核算标准口径不一致；课题检查节点不同，但集中报销；经办人员流动频繁、科研人员经费管理意识淡薄；经费管理不够精细化、专业化等。科研人员应该注意规范科研经费的报销流程（图2），这样既减轻了财务人员的工作量，又通过清晰地流程管控，减少了单据在各职能部门的流转次数，缩短报账的周期时间，进一步提高了财务人员的工作效率和报销效率。
1. 决算表填报时的注意事项（图3）
有借款未冲帐的帐户不能结题；
如实填报：根据财务支出明细，实事求是填报决算表，做到“帐表一致”；
有结余要求说明结余经费使用分配方案；
项目负责人汇总(合作研究项目由负责人汇总)；
项目负责人编制决算表，财务人员核实实际发生数，依托单位审核（科研、财务审核签署意见，按年度填报）；
上报项目主管部门。
2. 结余资金的管理（图4）
2021年8月13日，科技部发布了《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》（下文简称《若干意见》），详细解释了此前发布的改革国家中央财政科研经费管理的相关政策。其中，科研项目结余资金管理的新举措得到了进一步说明——为鼓励科研单位和科研人员节约使用经费，避免突击花钱，《若干意见》进一步改进结余资金管理。一是放宽留用政策，超过两年后也不再收回。明确项目完成任务目标并通过综合绩效评价后，结余资金留归项目承担单位使用，不再收回，由单位统筹安排用于科研活动的直接支出，优先考虑原项目团队科研需求。二是提高资金使用效益。要求项目承担单位加强结余资金管理，健全结余资金盘活机制，防止结余资金规模过大，加快资金使用进度。
总之，科研课题负责人在使用科研经费时应注意把握好三个原则：一是经费支出要符合国家财务政策和课题所属科技计划的经费管理制度；二是以研究课题的任务目标为依据，支出应与课题任务紧密相关，支出经费数量与结构应符合研究任务的规律和特点；三是支出经费应与同类科研的支出水平大体相当。所以研究人员应在了解财务基础知识的前提下，掌握相关财务规章制度，合理使用科研经费，以便科研项目的顺利完成。