近年来，随着高校科研人员的急剧增加以及国家对科研的投入不断加大，我国的科研经费也随之逐渐增加，然而科研人员对财务的知识匮乏，使其在经费的处理上遇到很多问题。科研项目的顺利完成离不开经费的合理使用与报销，下面将对科研人员经常遇到的科研经费相关问题及对应处理方法做以下介绍。
一、科研经费管理重要政策性文件
1.《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》解读
纲领性文件：指导未来一个时期科研项目和资金管理改革；
适用范围：中央民口所有科技计划（专项、基金等），如自然科研基金、重大科技专项、公益性科研项目等；
总体目标：通过深化改革，加快建立适应科技创新规律、统筹协调、职责清晰、科学规范、公开透明、监管有力的科研项目和资金管理机制，使科研项目和资金配置更加聚焦国家经济社会发展重大需求，基础前沿研究、战略高技术研究、社会公益研究和重大共性关键技术研究显著加强，财政资金使用效益明显提升，科研人员的积极性和创造性充分发挥，科技对经济社会发展的支撑引领作用不断增强，为实施创新驱动发展战略提供有力保障。
2.《意见》中关于项目资金管理改革的要求
规范项目预算编制和评估评审工作；
及时拨付项目资金；
规范直接费用支出管理；
完善间接费用（管理费用）的管理；
改进项目结转结余资金管理方式。
3. 修订的主要内容
进一步明确对不同类型的项目分别采用定额补助式和成本补偿式两种资助方式（一般实行定额补助资助方式，对于重大项目、国家重大科研仪器等研究目标明确，资金需求量较大，实行成本补偿资助方式）；
建立项目间接成本补偿机制；
扩大劳务费开支范围，并取消比例限制；
进一步完善结余资金的管理；
将部分预算调整权下放到项目依托单位并对依托单位信用评价；
采用公务卡结算、项目资金信息公开机制等举措加强资金监管。
二、科学研究人员应该具备财务相关基本知识
高校科研人员应该把学习基本会计知识作为科学研究的一部分，只有掌握好了基本的会计知识，才能更好地使用好科学研究经费，才能使科学研究更好的进行下去。
1. 认识会计主体
根据《教育部关于进一步加强高校科研项目管理的意见》中明确表示，不管经费来源属于纵项还是横项，都应并入学校统一管理，所以经费进入单位后，围绕此经费所发生的相关会计事项其会计主体都应该是该单位，而非科研经费申请者。
2. 保管好会计凭证
会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。常见的外来原始凭证有飞机票、火车票、对方单位开出的发票、各种收费单位开来的收据等。财务报销必须凭相关凭证核销，如因保管不当致使部分票据遗失，整个经济活动就无法完整体现，监督检查单位在审查该笔业务时，可能会质疑其真实性，拒绝报销。所以科研人员要有保管好会计凭证的意识。
3. 熟知经费使用相关规定
《国家自然科学基金资助项目资金管理办法》中第二十二条规定依托单位应当严格执行国家有关科研资金支出管理制度。科研人员在经费使用时，必须要以经费预算为使用前提，但是，即使在预算额度充足的情况下也不能随意使用经费，经费使用时还应符合学校或国家相关财务报销规定；而且在经费支出时，不管金额大小，尽量通过单位支付，保留支付清单或凭证。
4. 牢记科研经费“五不得”红线
不得擅自调整外拨资金；
不得利用虚假票据套取资金；
不得通过编造虚假合同、虚构人员名单等方式虚报冒领劳务费和专家咨询费；
不得通过虚构测试化验内容、提高测试化验支出标准等方式违规开支测试化验加工费；
不得随意调账变动支出、随意修改记账凭证、以表代账应付财务审计和检查。“表”指决算表，“账”指财务账簿。
5. 五项处罚措施
国家对于严重违规违法问题“零容忍”，加大对违规行为的处罚力度，涉及违法的，将移交司法机关处理，并向社会公开： 通报批评；暂停项目拨款；终止项目执行；追回已拨项目资金；取消项目承担者一定期限内申报资格。
三、认真做好科研经费的预算编制
1. 编制的规范性要求
编制预算必须以确定的研究任务为依据，预算期间应当与项目执行周期相符。项目资金支出预算不得编报不可预见费，也不得列入项目实施前发生的各项经费支出；
预算说明书是课题经费预算的一部分，必须按照规定内容详细编写；
预算数据以“万元”为单位，精确到小数点后面两位。各类标准或单价以“元”为单位，精确到个位。外币需按人民银行公布的即期汇率折合成人民币；
定额补助式资助项目，申请书中的预算表无须签字和盖章，计划书中的预算表须签字和盖章（图1）。成本补偿式资助项目，申请书、计划书中的预算表须经项目负责人签字并加盖科研管理部门和财务部门公章。
2. 预算表中经费项目的概念及使用范围
直接费用：主要包括设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、 出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费。
间接费用：是指依托单位在组织实施项目过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用，主要用于补偿依托单位为了项目研究提供的现有仪器设备及房屋，水、电、气、暖消耗，有关管理费用，以及绩效支出等。
四、认真做好科研经费的预算执行
项目负责人应该严格执行项目主管部门核准的项目预算。项目预算一般不予调整，确有必要调整的，应当按照规定报批。需注意的是：
实行定额补助方式资助的项目，预算调整情况应在项目年度进展报告和结题报告中予以说明；
实行成本补偿方式资助的项目，预算调整情况应在中期财务检查或财务验收时予以确认；
项目间接费用预算不得调整；
会议费、差旅费、国际合作与交流费在不突破三项支出预算总额的前提下可调剂使用；
设备费、劳务费、专家咨询费等“敏感性”经费预算，一般不予调增。
五、规范科研经费的报销流程
目前，在信息化手段深度普及的背景下，网络“不等候报账”模式取代了传统的排队报销模式，节省了师生的排队时间，让报销从“排队”变成了“随时”，让查询从“现场”变成“在线”，大大提高了科研经费报销的效率，但仍存在诸多问题，主要集中在：不同来源及研究方向的经费核算标准口径不一致；课题检查节点不同，但集中报销；经办人员流动频繁、科研人员经费管理意识淡薄；经费管理不够精细化、专业化等。科研人员应该注意规范科研经费的报销流程（图2），这样既减轻了财务人员的工作量，又通过清晰地流程管控，减少了单据在各职能部门的流转次数，缩短报账的周期时间，进一步提高了财务人员的工作效率和报销效率。
1. 决算表填报时的注意事项（图3）
有借款未冲帐的帐户不能结题；
如实填报：根据财务支出明细，实事求是填报决算表，做到“帐表一致”；
有结余要求说明结余经费使用分配方案；
项目负责人汇总(合作研究项目由负责人汇总)；
项目负责人编制决算表，财务人员核实实际发生数，依托单位审核（科研、财务审核签署意见，按年度填报）；
上报项目主管部门。
2. 结余资金的管理（图4）
2021年8月13日，科技部发布了《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》（下文简称《若干意见》），详细解释了此前发布的改革国家中央财政科研经费管理的相关政策。其中，科研项目结余资金管理的新举措得到了进一步说明——为鼓励科研单位和科研人员节约使用经费，避免突击花钱，《若干意见》进一步改进结余资金管理。一是放宽留用政策，超过两年后也不再收回。明确项目完成任务目标并通过综合绩效评价后，结余资金留归项目承担单位使用，不再收回，由单位统筹安排用于科研活动的直接支出，优先考虑原项目团队科研需求。二是提高资金使用效益。要求项目承担单位加强结余资金管理，健全结余资金盘活机制，防止结余资金规模过大，加快资金使用进度。
总之，科研课题负责人在使用科研经费时应注意把握好三个原则：一是经费支出要符合国家财务政策和课题所属科技计划的经费管理制度；二是以研究课题的任务目标为依据，支出应与课题任务紧密相关，支出经费数量与结构应符合研究任务的规律和特点；三是支出经费应与同类科研的支出水平大体相当。所以研究人员应在了解财务基础知识的前提下，掌握相关财务规章制度，合理使用科研经费，以便科研项目的顺利完成。